Ajatus todella paperittomasta toimistosta on erittäin houkutteleva, ja etenkin kotona. Paperilla on paha tapa näyttää erittäin epäjärjestyneeltä ja sekavalta, ja tämä johtaa usein siihen, että toimistossa on paperikasoja, jotka saavat koko huoneen näyttämään epäsiistiltä. Sitten kun on aika löytää niin ahkerasti tallentamasi asiakirjat, huomaat aivan liian usein, että on todella mahdotonta paikantaa, minne olet sijoittanut ne.
Paperittoman toimiston avulla pystyisit pitämään kaiken paljon siistimpänä ja järjestäytynempänä, sinulla olisi enemmän tilaa säilyttää todella tärkeitä asioita ja elämä olisi paljon helpompaa, kun sinun pitäisi muuttaa kotiin. Ja se tekisi hyvää myös ympäristölle…
Mutta miten tehdä toimistosta paperiton? Lue eteenpäin, niin tarkastelemme joitain asioita, joita voit tehdä tehdäksesi siitä totta.
Lopeta laskujen vastaanottaminen
Jos saat edelleen laskuja ja tiliotteita postitse, se johtuu todennäköisesti siitä, että määritit tilisi tällä tavalla, kun allekirjoitit sopimuksen. Nykyään monet yritykset haluavat toimia paperittomina, ja jos otat yhteyttä, voit todennäköisesti siirtyä uuteen järjestelmään. Useimmat pankit esimerkiksi antavat nykyään sinun käyttää tiliotteitasi verkossa sen sijaan, että ne lähettäisivät ne sinulle sähköpostitse, ja monet energiantoimittajat ja Internet-yritykset lähettävät sinulle laskusi sähköpostitse. Vaihda näihin järjestelmiin, niin voit säästää itsesi paperien kasautumisesta.
Osta skanneri
Saat kuitenkin vielä joitain paperisia asiakirjoja, joten sinun on laadittava suunnitelma siitä, mitä tehdä niille. Tätä varten sinun tulee ostaa itsellesi kannettava skanneri. Parhaat näistä toimivat ottamalla paperinsyötöllä tavaroita samalla tavalla kuin tulostin ottaa paperia. Sitten he skannaavat jokaisen sivun automaattisesti, edestä ja takaa, ja tallentavat ne tietokoneellesi.
Jotkut näistä skannereista jopa käyttävät OCR:ää (optista merkintunnistusta) ryhmitelläkseen paperit tarkasti ja voidakseen muuntaa ne Word-asiakirjoiksi ja muiksi muokattaviksi tiedostoiksi.
Lähetä ne pilveen
Se on kuitenkin paljon asiakirjoja, joita sinulla on luultavasti nyt tietokoneellasi, joten sinun kannattaa harkita pilvipalvelun käyttöä niiden tallentamiseen muualle kuin kiintolevyllesi. Käytä pilvipalvelua, niin voit säilyttää kyseiset asiakirjat poissa tietokoneeltasi ja käyttää niitä kaikkialta maailmasta. Käytä jotain, kuten Evernotea, ja voit jopa etsiä skannattujen tiedostojesi sisällöstä uudelleen OCR:n avulla. Tämä on loistava osoitus siitä, kuinka paljon monipuolisempi paperittomuus tekee sinusta.
Hanki tabletti
Yllä kuvatulla skannerilla voit jopa ottaa niitit lehdestä ja skannata sitten koko jutun tietokoneellesi PDF-tiedostona. Mutta tuskin haluat lukea lehtiä pöytätietokoneellasi…
Silloin on hyödyllistä saada jonkinlainen tabletti tai liuskekivi, jonka voit laittaa syliisi ja pyyhkäistä sen läpi rauhassa. Nyt voit pitää koko lehtikokoelmasi tabletillasi ja lukea sitä matkalla töihin!
…kynällä
Haluatko vielä enemmän monipuolisuutta? Valitse sitten tabletti kynällä (kunnollinen digitoija) ja voit sitten kirjoittaa asiakirjoihin ja tehdä niihin myös huomautuksia, mikä tarkoittaa, että et voi tehdä paperiasiakirjoillasi mitään, mitä et nyt voi tehdä digitaalisillasi. kopioita.
Käytä silppuria
Lopuksi, kun olet skannatnut kaikki asiakirjasi, sinun on poistettava alkuperäiset, jotta muuttoyrityksesi olisi helpompi toimia. Hanki silppuri, joka toimii nopeasti, jotta voit todennäköisesti käyttää sitä, ja aja sitten jokainen arkki sen läpi sen jälkeen, kun olet skannannut sen. Paperikasetin pitäminen papereita varten on myös hyvä toimenpide.
